DOCBrain · Documentos e processos, do protocolo ao arquivo.

Em resumo

DOCBrain em quatro respostas.

O que é: Sistema web de gestão de documentos e processos: protocolo online, digitalização com OCR, workflows, assinatura eletrônica e registro da localização física de cada documento.
Para quem: Prefeituras e instituições públicas: prefeito e chefias, setores administrativos, RH, jurídico, TI, servidores e o cidadão que abre e acompanha protocolos.
O que resolve: Reúne em um só lugar protocolos, documentos e assinaturas que circulam em papel: cada pedido ganha número, cada etapa vai ao responsável e cada documento é encontrado pelo conteúdo ou pelo local do original.
Como se usa: Pelo navegador, sem instalar nada. Servidores tramitam e assinam no sistema; o cidadão abre protocolos, envia documentos e consulta o andamento do pedido.

Vídeo

Veja o DOCBrain funcionando.

Organize documentos, digitalize arquivos, abra protocolos e automatize workflows. Assinatura com login e senha, gov.br ou certificado digital, e registro de quem acessou cada documento.

Quero uma demonstração com a equipe

DOCBrainYouTube · @WebBrain

Sem um sistema

Como a rotina costuma ser

Processos em papel que passam de mesa em mesa, sem saber com quem estão nem desde quando.
Documentos impressos só para colher assinaturas, um signatário de cada vez.
Originais guardados em caixas e galpões, difíceis de achar quando chega uma auditoria ou um pedido do jurídico.
Cidadão que precisa ir ao balcão ou telefonar para saber em que pé está o pedido.

Com o DOCBrain

O que passa a ter

Protocolo online
Processos e workflows
Assinaturas eletrônicas
Digitalização com OCR e busca
Armazenamento e localização física

Funcionalidades

O que o DOCBrain faz.

Cada item mostra para que serve. As ilustrações usam dados fictícios; as telas reais do sistema aparecem identificadas.

Ilustração · dados fictícios

01 / 07

Protocolo online

Para que serveDar a cada pedido, do cidadão ou interno, um número de protocolo e um caminho até o setor responsável.

O cidadão abre protocolos digitalmente, e cada protocolo inicia automaticamente o processo interno correspondente. Cada etapa é encaminhada aos responsáveis.

Cada documento ou processo recebe um protocolo individual, com QR Code, e cada passo fica registrado. O cidadão envia documentos, consulta o status do pedido e recebe notificações do processo.

Ver isso na demonstração

Ilustração · dados fictícios

02 / 07

Processos e workflows

Para que serveDefinir o caminho de cada tipo de processo, com fases, responsáveis e documentos gerados em cada etapa.

Monte processos internos sob medida: fases, anexos, assinaturas, perguntas dinâmicas e encaminhamentos. Entre as fases, o fluxo pode tomar decisões automáticas e gerar os documentos finais.

Crie workflows para memorandos, ofícios, circulares e outros documentos, defina responsáveis, fases e instruções, e gere relatórios de cada etapa.

Telas reais do sistema

Ver isso na demonstração

Ilustração · dados fictícios

03 / 07

Assinaturas eletrônicas

Para que serveColher assinaturas sem imprimir, no nível que o órgão exige para cada documento, e saber quem ainda não assinou.

Emita documentos com cabeçalhos e rodapés dinâmicos e defina fluxos de assinatura sequenciais ou simultâneos, com acompanhamento dos prazos. A assinatura pode ser feita com login e senha, com a conta gov.br ou com certificado digital A1.

Crie modelos de documentos, como atas, relatórios, memorandos, ofícios, circulares e solicitações, personalizados para o seu órgão.

São os três níveis de assinatura eletrônica da Lei 14.063/2020: simples (login e senha), avançada (gov.br) e qualificada (certificado ICP-Brasil). O nível usado em cada documento segue o mínimo definido pelo órgão.

Telas reais do sistema

Ver isso na demonstração

Digitalização com OCR e busca (ilustração)

Ilustração · dados fictícios

04 / 07

Digitalização com OCR e busca

Para que serveEncontrar um documento pelo que está escrito nele, mesmo quando o texto está numa imagem escaneada.

Digitalize qualquer arquivo (PDF, JPG, XLSX, DOCX, TXT etc.). O OCR extrai o texto de todos os formatos, inclusive de imagens dentro de documentos, e torna esse texto pesquisável.

A busca filtra por conteúdo, categoria, responsável, prazo e status de assinatura. O sistema mostra as pendências, indica quem não assinou ou não visualizou um documento e gera alertas e relatórios.

Telas reais do sistema

Ver isso na demonstração

Armazenamento e localização física (ilustração)

Ilustração · dados fictícios

05 / 07

Armazenamento e localização física

Para que serveSaber em que galpão, estante e caixa está o original de cada documento.

Categorize e vincule documentos e registre a localização física do original (galpão, estante ou caixa), para encontrá-lo em uma auditoria ou quando o jurídico precisar.

A versão digitalizada fica armazenada de forma organizada no sistema, sem depender de papéis acumulados em salas ou galpões.

Ver isso na demonstração

Ilustração · dados fictícios

06 / 07

Rastreabilidade

Para que serveResponder quem acessou, modificou ou autorizou um documento, e quando.

Registre todas as movimentações e autorizações, com histórico completo para auditoria e defesa jurídica. Veja quem acessou ou modificou um documento, e em que momento.

Ver isso na demonstração

Segurança e controle de acesso (ilustração)

Ilustração · dados fictícios

07 / 07

Segurança e controle de acesso

Para que serveLimitar cada usuário ao que ele precisa ver e manter o registro dos acessos.

Acesso seguro, criptografia, logs detalhados e permissões de usuário personalizáveis. São recursos que apoiam o órgão na adequação à LGPD; as decisões sobre o tratamento dos dados continuam com o órgão.

Ver isso na demonstração

Para auditorias e para o jurídico

O que ajuda a comprovar cada passo.

01

Busca e organização

OCR de imagens, busca por qualquer termo, categorização automática e localização física do original no mesmo cadastro.

02

Protocolo com QR Code

Controle e rastreabilidade do início ao fim do processo, com protocolo gerado por QR Code.

03

Três níveis de assinatura

Login e senha, gov.br ou certificado ICP-Brasil A1. O nível usado em cada documento segue o mínimo definido pelo órgão (Lei 14.063/2020).

04

Histórico de acessos

Registro de quem acessou, modificou ou autorizou cada documento, e quando.

Como funciona

A rotina, etapa por etapa.

Quem faz cada etapa, o que entra e o que sai dela.

01

Protocolar

O pedido é aberto digitalmente, pelo cidadão ou por um servidor, e recebe protocolo com QR Code.

Quem faz: Cidadão ou servidor
O que entra: Pedido, documentos e anexos
O que sai: Protocolo com QR Code e processo interno iniciado

02

Tramitar

O workflow encaminha cada fase ao responsável, com prazos, perguntas e decisões configuradas para aquele tipo de processo.

Quem faz: Setores responsáveis
O que entra: Fluxo configurado para o tipo de processo
O que sai: Processo entre os setores, com histórico de cada passo

03

Assinar

Os documentos gerados no fluxo ou a partir de modelos seguem para assinatura, em sequência ou ao mesmo tempo.

Quem faz: Servidores e chefias signatários
O que entra: Documento gerado e lista de signatários
O que sai: Documento assinado e lista de quem ainda falta assinar

04

Arquivar e consultar

O documento fica no acervo digital, pesquisável pelo conteúdo, com a localização do original em papel.

Quem faz: Servidores, gestores e jurídico
O que entra: Documentos digitalizados e assinados
O que sai: Acervo pesquisável, local do original e registro de acessos

Escopo

O que vem com a solução e o que depende do órgão.

Para avaliar a contratação com clareza: o que está incluído, o que o órgão precisa ter e o que é definido na proposta.

Incluído

Sistema web com as funcionalidades desta página
Protocolo online para o cidadão
Assinatura com login e senha, conta gov.br ou certificado digital A1
Hospedagem, infraestrutura e manutenção
Implantação e capacitação conforme o processo da Web Brain (diagnóstico, personalização, implantação, capacitação e evolução contínua)

O que o órgão precisa ter

Computador, tablet ou celular com navegador e internet
Para assinar com gov.br: conta gov.br de cada signatário
Para a assinatura qualificada: certificado digital ICP-Brasil do tipo A1 de cada signatário
Definir o nível mínimo de assinatura exigido para cada tipo de documento
Definir os tipos de processo, os setores e os responsáveis de cada fluxo

Definido na proposta

Valor, prazo e condições do contrato
Personalizações além da configuração feita na implantação
Integrações com outros sistemas além das listadas nesta página

Integrações e conexões

Com	Para quê	Situação
Assinatura gov.br	Assinatura eletrônica avançada com a conta gov.br do signatário.	Disponível na solução
Certificado digital ICP-Brasil (A1)	Assinatura eletrônica qualificada com o certificado do signatário.	Disponível na solução
Assinatura com login e senha	Assinatura eletrônica simples, com o usuário e a senha do sistema.	Disponível na solução

Integrações com outros sistemas (ERPs, bancos de dados e soluções de terceiros) são avaliadas caso a caso. Ver todas as integrações

O que cada perfil faz

O que cada perfil faz no DOCBrain

Prefeito, chefias, setores administrativos, RH, jurídico, TI, servidores e cidadãos usam o mesmo sistema, cada um com o seu acesso.

G

Gestores

Acompanham processos e pendências

Processos e pendências em tempo real
Situação das assinaturas de cada documento
Relatórios dos processos

S

Servidores

Tramitam, assinam e organizam

Documentos organizados e encontrados pelo conteúdo
Modelos e workflows no lugar de papel e retrabalho
Assinatura dentro do fluxo do processo

J

Jurídico

Localiza e confere documentos

Acesso aos documentos e validação de autenticidade
Localização física dos originais
Protocolos e histórico para fins legais

C

Cidadão

Abre e acompanha o pedido

Abertura de protocolo digital e envio de documentos
Consulta do status do pedido
Notificações sobre o andamento do processo

Para quem é

Quem usa e as normas da área.

Quem usa no dia a dia

Prefeito e chefiasSetores administrativos e RHJurídico e TIServidoresCidadãos

Legislação de referência

Lei 14.063/2020 (níveis de assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada)

MP 2.200-2/2001 (ICP-Brasil e certificado digital)

LGPD · Lei 13.709/2018

A solução apoia o trabalho do órgão nessas rotinas. A aplicação das normas e as decisões continuam com o órgão e seus servidores.

Como contratar

Do primeiro contato ao sistema em uso.

Como contratar Implantação e suporte

01
Demonstração gratuita
Você vê o DOCBrain funcionando e tira dúvidas com a equipe da Web Brain.
02
Diagnóstico
A equipe entende a rotina, os fluxos e as necessidades do seu órgão.
03
Proposta
Escopo, condições e valores definidos para o seu órgão. O caminho de contratação é definido pelo próprio órgão, conforme a Lei 14.133/2021.
04
Personalização e implantação
A solução é configurada para a realidade do órgão, com a equipe da Web Brain acompanhando a entrada em uso.
05
Capacitação e evolução
Usuários capacitados, suporte humano em vários canais e atualizações do sistema.

Dúvidas

Perguntas sobre o DOCBrain

Falar com um especialista Todas as perguntas

As funcionalidades desta página: protocolo online, workflows, assinatura eletrônica, digitalização com OCR e busca, localização física, rastreabilidade e controle de acesso. Hospedagem, infraestrutura e manutenção também estão incluídas. A proposta detalha o que vale para o seu contrato.

Os três níveis da Lei 14.063/2020: simples, com login e senha; avançada, com a conta gov.br; e qualificada, com certificado digital ICP-Brasil A1. O fluxo pode ser sequencial ou simultâneo. O nível exigido para cada tipo de documento é definido pelo órgão.

Qualquer arquivo (PDF, JPG, XLSX, DOCX, TXT etc.). O OCR extrai o texto de todos os formatos, inclusive de imagens dentro de documentos, e esse texto entra na busca.

Sim. A busca mostra o status de assinatura e as pendências, indica quem não assinou ou não visualizou o documento e gera alertas e relatórios.

Sim. O cidadão abre protocolos, envia documentos, consulta o status e recebe notificações do processo.

Sim. Cada documento pode ter registrada a localização física do original (galpão, estante ou caixa), além da versão digital pesquisável.

Prefeito e chefias, setores administrativos, RH, jurídico, TI, servidores e cidadãos, cada um com permissões de acesso definidas.

Não. Os sistemas são 100% web: basta navegador, internet, login e senha. Servidores, hospedagem e manutenção já estão incluídos.

Adotamos medidas técnicas e administrativas de segurança, como controle de acesso por perfil, logs, criptografia e backups, e temos um encarregado de dados (DPO), com contato pelo e-mail lgpd@webbrain.com.br. Os papéis de cada parte no tratamento dos dados são definidos no contrato com cada órgão.

Suporte humano em vários canais, com entrada centralizada. Os servidores dos órgãos clientes falam com a equipe por WhatsApp, telefone ou e-mail e contam com portal de chamados, manual do usuário, base de conhecimento e chat com IA. Quando a situação pede, o atendimento é feito por videoconferência ou presencialmente. As solicitações são registradas e classificadas conforme as boas práticas da ITIL.

Catálogo

Outras soluções da Web Brain.

Ver todas

Governança

PAC

Da solicitação à geração de TR, ETP e editais com inteligência artificial. Planeje, automatize e acompanhe cada etapa das compras do seu município.

Compras públicas: pedidos, preços e minutas com IA

Educação

Merenda Escolar

Do planejamento de cardápios ao acompanhamento nutricional. Conecte escolas, nutricionistas e fornecedores em uma gestão digital, integrada ao i-Educar.

Alimentação escolar: cardápios, estoque e PNAE

Educação

Biblioteca Escolar novo

Todas as bibliotecas da rede em um só acervo: catalogação pelo ISBN, empréstimos por QR Code, reservas, catálogo para os alunos, inventário e indicadores de leitura.

Acervo, empréstimos e leitura nas escolas da rede

Educação

Transporte Escolar novo

Alunos e rotas no mapa, embarque registrado por QR Code no app do motorista e do monitor, viagens acompanhadas em tempo real, frota em dia e relatórios para a prestação de contas.

Rotas, embarque dos alunos, frota e prestação de contas

Cidadania

Projetos Culturais

Editais, inscrições, avaliações e prestação de contas de projetos culturais, com um portal para a gestão do edital e outro para artistas, produtores e coletivos.

Editais culturais, inscrições e prestação de contas

Cidadania

Contrata+

Central Digital de Empregos da prefeitura: o cidadão monta o currículo e se inscreve em vagas, a empresa publica vagas e seleciona candidatos, e a prefeitura acompanha tudo em relatórios.

Central de empregos: vagas, currículos e seleção

Documentos e processos, do protocolo ao arquivo.

DOCBrain em quatro respostas.

Veja o DOCBrain funcionando.

Como a rotina costuma ser

O que passa a ter

O que o DOCBrain faz.

Protocolo online

Processos e workflows

Assinaturas eletrônicas

Digitalização com OCR e busca

Armazenamento e localização física

Rastreabilidade

Segurança e controle de acesso

O que ajuda a comprovar cada passo.

Busca e organização

Protocolo com QR Code

Três níveis de assinatura

Histórico de acessos

A rotina, etapa por etapa.

Protocolar

Tramitar

Assinar

Arquivar e consultar

O que vem com a solução e o que depende do órgão.

Incluído

O que o órgão precisa ter

Definido na proposta

Integrações e conexões

O que cada perfil faz no DOCBrain

Gestores

Servidores

Jurídico

Cidadão

Quem usa e as normas da área.

Quem usa no dia a dia

Legislação de referência

Do primeiro contato ao sistema em uso.

Demonstração gratuita

Diagnóstico

Proposta

Personalização e implantação

Capacitação e evolução

Perguntas sobre o DOCBrain

Outras soluções da Web Brain.

PAC

Merenda Escolar

Biblioteca Escolar novo

Transporte Escolar novo

Projetos Culturais

Contrata+

Pronto para tirar documentos e processos do papel?